Работа над ошибками. Как извлекать уроки из проблем.

Ошибки типичны, успех уникален, — Маргулан Сейсембай.

Ошибки — это нежеланные дети ваших решений. О том, как принимать решения взвешенно, мы писали здесь и здесь. Но даже самое продуманное и проработанное решение содержит риск ошибки. Кроме того, невозможно привести полный список ошибок, ведь они сильно зависят от ваших особенностей: характера и темперамента, контекста, ситуаций. Однако большинство ошибок происходят по одинаковым принципам, и исследование этих принципов позволит сократить число неудач. 30 июня члены Кайдзен-клуба встретятся на «Лаборатории решений». На встречах мы обсуждаем оптимизацию выбора, сложные кейсы и науку о принятии решений. В качестве подготовки мы поговорим о том, как правильно работать над ошибками.

Важность алгоритмизации

Ошибка, из которой извлечён урок, не является ошибкой. Порой цена этого урока слишком высока. В то же время, какой бы высокой она ни была — это лучше, чем оплатить дорогостоящий урок и не прийти на занятие.

Алгоритмизация ошибок — это процесс распознавания, анализа и управления ошибками с целью минимизировать их воздействие и повысить нашу эффективность и качество жизни.

Алгоритмы позволяют тратить меньше времени на работу с ошибками. Дело в том, что планирование сокращает время и энергию на выполнение дела. Если вы знаете следующее действие, то вам не нужно отвлекаться на то, чтобы продумать его. Алгоритм — это своего рода универсальный стандартный план.

Триггеры запуска

Каждый алгоритм включает в себя триггер запуска — событие, после которого вы должны применить его. В контексте анализа ошибок, триггерами могут быть:

• Обнаружение ошибки. Когда мы осознаём, что что-то идёт не так, следует проанализировать причины. Например, ваш подчинённый прокрастинирует на рабочем месте. Не следует сразу же наказывать его. Лучше понять, почему он так поступает. Этот триггер вскрывает ошибки, которые не приводят к аварийным ситуациям, но фоново снижают эффективность.
• Результаты, не соответствующие ожиданиям. Получение ошибочного результата является очевидным триггером анализа. К неверным результатам приводят неверные процессы, обусловленные причинами, которых мы коснёмся позже.
• Сигналы из окружающей среды. Внешние сигналы и обратная связь из окружающей среды — это триггер запуска алгоритма анализа ошибок. Например, когда люди указывают на наши ошибки, предлагают улучшения или критикуют наши действия.

Алгоритм анализа и избежания ошибок

Алгоритм анализа и избежания ошибок запускается триггером и включает в себя следующие шаги.

1. Идентификация ошибок

Как только вы столкнулись с ошибкой, важно понять, к какой категории она относится. Существует две сферы, где появляются ошибки: ошибочный результат и ошибочный процесс. Ошибочный результат — разница между расчётным ожидаемым результатом и полученным фактически. Ошибочный процесс — это непреднамеренное отклонение от правильных действий.

2. Анализ причин

Причины совершения ошибок:

• Недостаток знаний. Если человек не разбирается в чём-то, он даже не будет знать, что делает неправильно.
• Недостаток навыка. Если человек не умеет делать что-то, то результат с большой вероятностью будет ошибочным. Однако научиться можно лишь на практике, а значит следует выделить время, за которое можно приобрети навык на практике под контролем супервизора.
• Неправильные предположения и оценка ситуации. Знания и навыки работают в теории и при обучении. На деле каждая ситуация несколько отличается от теоретической абстракции. Стоит сравнить ситуацию с другими из опыта и определить все “дано” и нет ли новых “неизвестных”.
• Отсутствие плана. Когда у вас нет плана, вы не знаете следующее действие. Значит, по завершении текущего вы будете принимать решение о том, какое действие совершить, что заберёт энергию. Кроме того, стоит иметь план “Б”.
• Халатность. Небрежное, нерадивое или недостаточно тщательное отношение к выполнению задач, обязанностей или процессов. Она характеризуется недостатком внимания, неосмотрительностью и неряшливостью в действиях. Глубинной причиной халатности является недостаток мотивации, нелюбовь к процессу и нежелание совершенствоваться.

3. Оценка последствий

Оцените, к каким последствиям приводят ошибки в жизни, работе или отношениях. В этом ключе бывает только два типа ошибок: с обратимыми и необратимыми последствиями.

Необратимые ошибки — самые опасные ошибки, которые могут существенно повлиять на вашу жизнь или существенно отбросить вас от достижения целей. Перед принятием любого решения прежде всего стоит задать себе вопрос: "Сможет ли данная ситуация привести меня к необратимым последствиям в случае, если я ошибусь?"

Не стоит бояться совершать ошибки, но стоит остерегаться ошибок с необратимыми последствиями.

4. Разработка исправляющих действий.

Определение и разработка плана действий для исправления ошибок — ключевой компонент алгоритма. Это включает:

1. обучение и приобретение новых навыков,
2. изменение подхода,
3. принятие конкретных мер для предотвращения повторения ошибок в будущем.

5. Практика и обратная связь

Практика и повторение новых действий помогают закрепить положительные изменения и устранить старые привычки. Важно получать обратную связь от себя или от других людей, чтобы оценить эффективность применяемых исправлений и вносить корректировки при необходимости.

6. Непрерывное улучшение

Согласно принципам Кайдзен, анализ ошибок должен быть непрерывным процессом, направленным на постоянное улучшение. Путем наблюдения, анализа и рефлексии мы постепенно совершенствуем свои действия и избегаем повторения ошибок.

Типичные группы ошибок

Чтобы стать успешным, нужно выполнять действия и достигать целей с наименьшим количеством ошибок.

Для этого есть следующие шаги, на каждом из которых человек может допустить типичную ошибку. Мы представим алгоритм и напишем про возможные ошибки.

1. Чёткое понимание и виденье своей цели.

У корабля, не имеющего цели, нет попутного ветра. Любое действие должно быть осмысленным. Если нет цели, то невозможно ни оценить адекватность результата, ни внести корректировки. Кроме того, отсутствие цели означает отсутствие мотивации, это особенность устройства психики.

2. Чёткое виденье и план процесса по достижению цели.

Если нет плана, то путь к цели туманен, как в пространстве, так и во времени. Кроме того, планирование позволяет обнаружить возможные ошибки заранее. Например, у вас было видение: сделать продукт, запустить рекламу и продать его. Однако здесь не учтено, что для запуска рекламы, необходимо сделать креативы, а это дополнительные затраты по времени, деньгам и вниманию.

3. Действие согласно плану или алгоритму.

Мало сказать, надо сделать. Помните, что действия не должны оказывать высокой нагрузки на ваши ресурсы, а также следуйте принципу завершённости дел. Если какой-то пункт плана не получается завершить легко, значит, его планирование было недостаточно прозрачным.

4. Контроль отклонений от плана.

Всегда всплывают дополнительные детали. При планировании важно учитывать не только свои действия, но также силы содействия, противодействия и нейтральные. Кроме того, момент планирования отличается от момента исполнения, а значит какие-то факторы могут измениться.

5. Анализ отклонений, изменение плана либо исправление отклонений.

Отклонение служит толчком к переработке плана. Новые условия, хотя могут создать трудности, также открывают новые возможности. В исходный план желательно встраивать буферы и запасные варианты, чтобы возникающие проблемы не приводили к необратимым последствиям.

6. Сравнение полученного результата с ожидаемым.

Если полученный результат значительно отличается от ожидаемого, значит процесс был неверным. При этом важно понимать, что ничто в этом мире не соответствует ожиданиям. Определите для себя, что в результате важно, а что — факультативно.

7. Создание паттерна предотвращения ошибки

По достижении результата соберите все совершённые ошибки и результаты корректировок. Следующий подход к этому делу включит эти уроки и позволит эффективнее его реализовать.

Заключение

Мы рассмотрели тему ошибок и важность алгоритмизации работы над ними. Алгоритмы создают стандартные процедуры, которые делают жизнь проще. Любой алгоритм запускается по триггеру, в случае работы с ошибками это: обнаружение ошибки, несоответствующий результат или сигнал из окружающей среды.

Алгоритм анализа и избежания включает в себя идентификацию ошибок, анализ их причин, оценку последствий, разработку исправляющих действий, применение их и повторный анализ. Сами же ошибки возникают на любом из этапов дела и связаны с: неправильным целеполаганием, неправильным планированием, неправильными действиями, отсутствием контроля за отклонениями, ошибочным анализом, неправильной оценке результата, неправильным созданием паттерна избежания ошибок в будущем.

В целом, работа над ошибками- компонент принятия решений. 30 июня члены Кайдзен-клуба встретятся онлайн, чтобы обсудить эту и другие темы, связанные с выбором. Подробнее о вступлении в Клуб узнайте здесь.

Комментарийлер