Как ставить и оценивать задачи | Освітня платформа Маргулана Сейсембаєва

Приветствуем читателей платформы! В этом месяце мы продолжаем разбирать вопросы планирования по Кайдзен. Мы уже рассказали о том, как проводить выгрузку и работать с полученным материалом. Однако на практике ваш идеальный план столкнётся с внешними силами. Сегодня мы рассмотрим, как работать с новыми поступающими задачами.

Главная ошибка планирования

Представим ситуацию. Вы учли все свои задачи и построили план на день. Кажется, должны успеть всё: задачи по бизнесу или работе, тренажёрный зал, а вечером — встретиться с другом детства. В план также включены перерывы на отдых, перемещение. В общем, всё должно быть хорошо.

И тут в какой-то момент вам пишет компаньон и просит выполнить какую-то незначительную задачу по проекту. Это может быть даже не ваш проект, но это ваш компаньон, и вы знаете, что в любой момент можете обратиться к нему за подобной помощью. Задача не сложная, но потребует времени, а значит, вам придётся чем-то жертвовать.

В чём же проблема? Вы допустили главную ошибку планирования — учли только свои действия. Но существует много людей, чьи цели могут стать частью вашего дня, важе если вы на это не рассчитывали. Итак, что же делать, если внезапно прилетела какая-то задача?

А это точно задача?

Первое, о чём стоит спросить себя: является ли это задачей? Зачастую мы принимаемся делать что-то, не имея чёткого понимания о месте этого действия в своей жизни и жизнях людей вокруг. Если вас попросили о чём-то в формулировке “надо бы с этим разобраться” или “не мог бы ты подсобить мне”, то это ещё не задача. У задач, согласно методологии SMART, есть свойства:

Конкретность. Свойство отвечает на вопрос: «что именно» и «зачем вам нужно это сделать». Причем здесь и «что», и «зачем» одинаково важны: «что» повышает понятность, «зачем» – помогает увидеть разные пути и варианты выполнения задачи.
Измеримость. У задачи должен быть конкретный рабочий продукт, который сможет оценить другой человек. Например, задача “разобраться в чём-то” имеет результатом конспект вашего изучения.
Привязка ко времени. Если задача не имеет привязки ко времени, то, можно сказать, она никогда не будет выполнена.
Наличие ответственного. Даже если речь идёт о личном планировании, всё равно стоит ставить себя ответственным за выполнение. Это повысит вашу сознательность.
Наличие ресурсов. Это как время и энергия, так и деньги, знания, связи.

Возможно, у вас встаёт вопрос, а как я жил до этого, не зная всех этих свойств задач? Ответ заключается в том, что даже если вы выполняли какие-то действия и имели успех, какие-то моменты оставались вне вашего внимания. Таким образом, жизнь проходила мимо, а непрояснённые моменты и недоделанные кусочки дел ложились грузом на фон. Мы уверены, что счастье зависит от вашей способности планировать, честности с собой и осознанности.

Ценность задачи

Всегда, когда будете планировать, задавайте себе вопрос: "Какая цель стоит выше?" Миссия — это главная цель человека. Под Миссией находятся потребности, желания, жизнеобеспечивающие цели, а дальше уже цели проектов, личные цели и задачи. Важно, чтобы каждая нижняя цель подчинялась верхней, иначе движение будет хаотичным.

Что касается новых задач или “задачеобразных” входящих, их следует пропускать через фильтр “Хочу-Должен”:

Я это хочу или я это должен сделать?
Стоит ли это делать?
Я должен сделать это сам или могу кому-то поручить?
Это нужно сделать сейчас или потом?
Это нужно сделать именно таким способом, или по-другому?
Это нужно делать в этом объёме или в меньшем?

Таким образом, любое новое действие будет оцениваться с точки зрения эффективности в контексте всей вашей жизни и в контексте текущего момента.

Размеры и приоритеты задач

Маргулан Калиевич придерживается концепции Power Management, согласно которой энергия важнее времени. Действительно, бывает, у нас есть время, но совершенно нет сил на выполнение дел. Задача будет требовать минимум времени, когда вы уделите ей максимум сфокусированного внимания. Но этот минимум — относительный. Другие люди будут смотреть на часы. Поэтому задачи стоит оценивать с точки зрения как времени, так и сложности, ресурсов. Если вы собираетесь делать что-то непростое, то после него желательно запланировать что-то простое.

При оценке задачи по размеру следует учесть следующие факторы:

Сложность. Уровень сложности выполнения задачи, включая технические аспекты, требующие дополнительного времени и усилий.
Риски. Вероятность возникновения проблем или сложностей во время выполнения задачи.
Объём работы. Количество работы, необходимое для завершения задачи, включая подготовку, выполнение, согласование результатов.
Зависимости. Связи и зависимости задачи от других компонентов или модулей проекта.

Рекомендуется в каждый час работы включать 15 минут отдыха. При этом следовать правилу “делать одно дело в единицу времени”. Тогда ваш фокус будет оставаться на работе, энергия не улетучиваться, а дела делаться эффективнее. Нечто похожее предлагает техника «Помодоро», когда вы ставите таймер на определённый промежуток времени, а потом делаете перерыв. Самое главное — это отдавать себе мини-отчёт перед каждым стартом сессии и в её конце: что намерены делать и что из этого получилось

Каждая задача имеет свою важность и срочность. Важное — это то, что отвечает вашим целям, вашей Миссии. Кроме того, важное — это то, что нельзя поручить кому-то. Также важное — это поддержание связей с важными людьми — об этом мы писали в статье про Кайдзен-нетворкинг.

Приоритизация задач может быть основана на различных категориях и факторах. Например:

Соответствие долгосрочным целям. Задачи, которые напрямую способствуют достижению долгосрочных целей, получают высокий приоритет. Рассматривается, насколько задачи вписываются в общую стратегию и видение долгосрочного успеха.
Важность для краткосрочных целей. Задачи, которые помогут достичь текущих целей и обязанностей, имеют высокий приоритет. Оцениваются срочность и значимость задач в контексте текущего времени и приоритетов.
Влияние на важных людей. Задачи, которые имеют прямое влияние на важных людей, получают повышенный приоритет. Рассматривается, какие задачи укрепляют отношения с ключевыми контактами и важными заинтересованными сторонами.
Срочность и дедлайны. Задачи с ближайшими дедлайнами или срочными требованиями получают приоритет над другими. Рассматривается, какие задачи нужно выполнить в определенные сроки или в ответ на срочные запросы.
Возможности для роста и развития. Задачи, которые предлагают новые возможности для личного и профессионального роста, могут быть приоритетными. Рассматривается, какие задачи позволяют развивать новые навыки, учиться или расширять сферу деятельности.
Ресурсная доступность. Задачи, для выполнения которых у есть доступные ресурсы (время, связи, инструменты и т. д.), могут иметь приоритет. Рассматривается, насколько реально и доступно выполнить задачу с учётом имеющихся ресурсов.

Это лишь примеры категорий и факторов, которые используются при приоритизации задач. Вам следует составить свой алгоритм, учитывающий ваш жизненный и профессиональный контекст и приоритеты. После приоритизации вы сможете занести задачу в свой планер и вернуться к ней к моменту выполнения.

И помните: отказывайтесь быстро, соглашайтесь медленно. Если какое-то предложение заинтересовало вас, то стоит уделить ему больше внимания. А вот если что-то сходу кажется ненужным, вредным, то правильнее будет отказать сразу.

Заключение

Мы рассмотрели понятие задач в контексте планирования. Зачастую при планировании люди учитывают только свои действия, и не включают в свой план других агентов. Из-за этого поток разрушается. Поэтому стоит уметь оценивать дела с точки зрения их места в вашей жизни и возможностей к реализации.

Для этого следует оценивать “входящие” с точки зрения того, являются ли они задачами. Также желательно определять ценность выполнения, используя вопросы фильтра Хочу-Должен. Далее необходимо оценить размер и выставить приоритет выполнения. Для этого стоит учитывать соответствие долгосрочным целям и Миссии, ресурсоёмкость, срочность и так далее.

В статьях мы даём лишь теорию. Саморазвитие — это всегда общение с людьми, практикующими схожие техники и разделяющими ваши ценности. Мы приглашаем вас в Кайдзен-клуб — интернациональное сообщество воинов эффективности. Уже в этот четверг мы встретимся в онлайн-формате, чтобы обсудить вопросы планирования по Кайдзен и поделиться опытом. Ждём вас!